【派遣事務】Excel、Word、パワポ実務でよく使うとこだけまとめ

派遣でよく使うExcelなど

派遣を含め、そこそこの期間事務員やってきました。

昔はExcelのえの字もわからず…関数を使いこなす先輩を初めて見た時は度肝を抜かれたものです。

自分もできるようになりたい!とにかくミスなく速く確実に楽して仕事終わらせてぇ~と一念発起。MOSエキスパート取得しExcelは大分使いこなせるようになりました(自分が楽をするための努力は惜しまない)

ただ自分の経験上、本でもネットでも色々な情報が出てきて混乱するんですよね。どれから覚えりゃいいんだよって。

そこでこの記事では実際の実務経験からよく使うものだけピックアップしてみました。身に付けるならまずこれからやると効率よいよ!勉強サイトへのリンクも貼っておくのでファイト!

「いや全部知ってるし!てか出来るし!」という方はここで満足せず高みへ行っちゃってください。業界や職種の専門知識をつけるもよし、国家資格を取るもよしです。

派遣事務でよく使うOfficeソフト

私は営業事務なので、優先順位がExcel>>>>>>>>>>>Word=パワポ、という感じです。

事務関係なくExcelをそれなりに使えれば何かと便利です。迷うならまずExcelがオススメ。

Excel

できたほうがいいことが結構あるので細かく分けますね!

まずは関数。
使いこなすだけで世界が変わります。入力ミスさえなければ自動で正確に集計できるのマジ便利。

  • IF(S)
  • 条件式(ANDやOR)
  • IFERROR
  • VLOOKUP
  • MATCHとINDEX
  • SUMIFS
  • COUNTIFS
  • 絶対参照と相対参照
  • 「””」と「&」を組み合わせる

ぶっちゃけこれだけ使えるようになれば割とどうにでもなる。後は適宜業務に必要な関数を覚えるくらい。とりまVLOOKUPとSUMIFS、COUNTIFSが使えるだけで全然違う。

集計に使う関数

それと絶対参照、相対参照の使い分けは必須レベル。

IF関数とAND、ORを組み合わせる

で す が 。ですがです。

これらの関数、単体だけじゃ弱いんですね。IFや条件式と組み合わせてはじめて威力を発揮するのです。ここが結構難しい。こればかりは実際に手を動かして慣れるしかありません。

慣れるまでは条件を紙に書き出して、ひとつひとつ問題なく動くか確認してましたね。

VLOOKUPとINDEX+MATCH関数

まずはおなじみのVLOOKUP。これで慣れましょう。データの入力規則と組み合わせたりもしますね(セルに入力する時)

これに加えて、INDEXとMATCH関数の組み合わせが使えるようになると超便利です。VLOOKUPで対応できないケースで威力を発揮。予めフォーマット変更を見越してINDEX+MATCH関数にしておいたり。

ただ、こればかりは慣れです。

これまで上げた集計式や条件式の組み合わせも含めて、自分のモノにするまでには結構時間がかかります。それでもここまで出来るようになればExcelで困る場面は少なくなります。ほんとに!

””と&を組み合わせる

これもよく使います。

例えば、印刷範囲外のところでU3セルに西暦、U4セルに月を入れます。それで表紙とかに次のように式を入力

=”<”&$U$3&”年”&$U$4&”月分報告書>”

そしたら画面上では <2019年11月分報告書> と表示されます。

これの何が便利かって、手入力の修正漏れが減ること。私もよくやらかしたのですが、数式を使うようにしてから格段にミスが減りました。

あとは見出しとか全シートにわたって共通するところは=でつないで絶対参照にしたり…1ヶ所入力したら関係するとこ全部自動で変わるように工夫するの楽しい。

グラフ

やっぱり忘れちゃダメなグラフ。

  • グラフの種類
  • 複合グラフ
  • データの選択(追加、削除)
  • データラベル
  • 軸ラベル
  • 各書式設定

ピボットテーブル

  • 行列の関係
  • データの個数と合計

条件付き書式

これ地味に、地味ーに便利なんですな。

指定の条件を満たすセルに色つけ(C1セルが3以下なら行を塗りつぶし、C$1<=3とか)したり上位◯位までの項目とか全体より +−◯%差があるセルを塗りつぶすのに使う。

もちろん塗りつぶす以外に文字の色を変えたり太字にしたりもできます。自動でやってくれるから人的ミスやモレがなくなる(※自分の設定ミスだけは注意

その他

  • ショートカットキー(Ctrl +1、Ctrl + Shift + Alt)
  • データの入力規則
  • 並べ替え(行と列の違い)
  • 改ページプレビュー
  • ヘッダーフッター

後はこのあたりかなぁ。

Ctrl +1でセルの書式設定にジャンプしたり、Ctrl + Shift + Altで値が入ってるセル全選択したり。あとはWordと同じだけどCtrl +F とかGかな。ググってちょうだいな。

それとVLOOKUPの時に書いたけどデータの入力規則。これも使うと入力ミス減らせます。変換ミスなくなる。

データの並べ替えも使いこなすと便利ですよ。ユーザー指定の並べ替えはよくやりますね。

VBA

ただいま勉強中。VBAでマクロ組めるようになりたい。もっと楽がしたいんじゃ!

ただ、ひとまずExcel関数で出来ることをマスターすべきかなと思います。関数使いこなせないのにVBA勉強しても…とは感じてます。

VBAに関しては別途まとめる予定

Word

ワードで出来た方がいいことは少なめかな。

差し込み印刷

差し込み印刷は必須オブ必須知らなかった人は今すぐ覚えよう!!

郵送用の宛名ラベル印刷する時によく使います。

送り先が変わっても元の住所録を修正すれば済むので楽ちん。

タブとインデント

地味に使うのがこちら。

タブとインデント覚えたら楽に綺麗に見た目整えられます。スペースキーの連打なぞ不要。

タブは指定した文字数分カーソルが動く仕様なので、好みの文字数にしちゃいましょう。

目次

手打ちで作ってません?

見出しを利用して自動で目次作れるんですよこれが。ページ数が変わっても更新すれば反映されます。便利。

その他

  • ヘッダーフッター
  • ページ番号
  • 段組
  • 均等割付
  • 画像や表の位置を変更

あとはこのあたりかな?
ヘッダーフッターはExcelと同じような感じです。

画像や表の配置変更も簡単だけどよく使うので覚えておくといいかな。

Power Point

パワポはWordが出来れば基本使えます。あまりパワポ特有のことはないかも…

むしろ見やすいスライド、グラフのレイアウトなんかを吸収していく方が大切。

Outlook

最後にOutlookを。

  • 署名
  • テンプレート
  • 時間指定送信

クイック操作を使って定形文のテンプレートはいくつか作ってます。

毎週、毎月送るようなメールに対して

  • 宛先
  • CC(BCC)
  • 件名
  • 本文

なんかを保存できるのでとっても便利。登録したらクリックで呼び出せます。後は適宜ファイル添付したり日付だけ直す感じ。

このやり方にしてから件名漏れや誤字はなくなりました。機能的に当たり前ですが…後は送り忘れを防ぐなら時間指定送信を使うのも手だと思います。

はい!以上です!!!!!

ひとまず自分がよく使ってるものだけまとめました~

これに飽き足らずもっとできることを増やしていく予定です。

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この記事を書いた人

ホシタニ