【派遣】仕事の引き継ぎをすることになったら。事前に準備しておくことなど

派遣の仕事引き継ぎ

ホシタニです。

雨が降り続き体調が思わしくない中で引き継ぎに向けて動いております。割とたいへん。それでも今このご時世で、ほぼ間を空けることなく次が見つかったことはとてもありがたい。

今回はあまり期間がないので引き継ぎもバタバタしそうで不安。とはいえ自分が逆の立場ならしっかり引き継ぎされたいですし、やれるだけのことはやろうと思います。

この記事では後任の人が来る前にやっておいたことをまとめています。

派遣社員でも引き継ぎすることはある

こればかりは派遣先によるとしか言えません。後任を入れないという判断だってありますし。

また、社員側で業務内容は把握しているから派遣社員が引き継ぎする必要はないとかそういうケースもあります。ほんと派遣先次第。いずれにせよ契約満了が近づいたらどのみち指示があるはず。

それでお願いされてしまったら腹をくくりましょう。私もくくった。人に説明するのって難しいですもん。

引き継ぎ前の準備

まずは下準備からですね。ちゃんとやっておくと後々楽できますよ。自分が!

マニュアルの整備・修正

注意点

会社側でマニュアルがない場合を想定しています

派遣先でマニュアルらしいマニュアルがなく、自分で確認用に作った…というケースですね。マニュアルがあっても意外と細かい操作については触れられていないことがあるので、そういう場合も自分でまとめたりしてました。

この記事でも推奨してます。

コツは、自分も忘れがちな細かい部分まで記載しておくこと。データ入力のルールとかシステムの使い方でつまづきやすい所とかですね。

それと何も知らない人がマニュアルを見て自分と同じように作業できるか?』と確認することも必要。自分は分かっているのであえて書いていないこともあったりしますから。そのあたりを適宜追加、修正していく感じ。

完成したら印刷してファイリング。

タックインデックスとかもつけておけば完璧ですね。こういうやつ、よくオフィスに置いてあるじゃないですか。

こんな感じで残しておくだけでも後任の人が楽になります。基本的なことはマニュアルを見ればわかるので確認や質問の頻度も減るし。後でルールが変われば、そのときマニュアル自体を更新してもらえばいい。

仕事内容によっては作るだけでも時間がかかるので、本当は手が空いた時に少しずつ進めるのがいいんですけどね。時間がない人は最低限の分だけでも作っておきましょ。

ほんっと、自分が説明する時もマニュアル見ながら話せばいいのでかなり楽なんですよ。

マニュアルと成果物を印刷

これも地味に大事です。私も社員さんに言われるまで気がつかなかった。完全に頭が回ってなかったわ。

引き継ぐ仕事にもよりますが、ここでは事務系とします。その中で例えば

  • 各種集計
  • 報告書作成
  • パワポでの資料作成

こんな業務内容があったとしたら、最終的な成果物も印刷しておきましょう。ちゃんとカラーで。

自分が説明される側だったとしても、ただ説明されてもまったくイメージできないけれど実際のモノを見ながらだと理解しやすいじゃないですか。

かといって画面だけで説明すると、一通り終わったあと(あれなんだったっけ…)となってしまうので、印刷して渡してしまえば後任の人も確認しやすくなる…という利点もあります。

引き継ぎ当日

印刷物を使いながら説明する

ここに関しては長くなるので別途まとめる予定。

マニュアルのデータを残すか否か

これも派遣先によります。不安なら確認するしかないかな。

自分の場合は「確認用に個人的に作ったものがあって」と伝えたところ、助かります、ファイリングしたものとデータこちらでお預かりしますねと言ってもらえたので託しました。後のことは知らぬ。

もちろん、たまたま自分がいた派遣先がしっかりした企業だったからというのが大きいと思ってます。なので本当に派遣先との関係による。

元々マニュアルも何にもなくて、自分用に作ったものなら辞める前にデータ破棄したっていいですもん。印刷したものが残ってれば最悪同じように作れるし。

ただ、お世話になったところなら残す方向に動いた方がいいかなぁとは思います。あくまで個人的に。

自分が「こうしてくれたら助かったな」という引き継ぎを目指す

結局はこれです。

色々な会社を経験しているとね。そんな教え方ないだろう!とかこんなん一回で覚えられるか!!!!!とか、色々理不尽なことあるじゃないですか。教わる側の気持ちは自分自身よくわかるわけですよ。

  • めちゃくちゃな順番で教えられて苦労した
  • 早口でまくし立てられて覚えるどころじゃなかった
  • マニュアルがマニュアルの体をなしていない

とかね。

そしたら、その逆を目指せばいいんです。

  • まずは大まかな流れを説明する
  • ゆっくり話して早口にならないように気を付ける
  • マニュアルがあれば問題なく仕事ができる状態にしておく

みたいな。

自分がされて嫌だった、理解しにくかったことはやらない。そこに気を付けるだけでもわかりやすい引き継ぎになると思います。

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