ホシタニ 
ホシタニです。
派遣の契約満了に伴い、引き継ぎ中です。バタバタしていましたがようやく落ち着いてきました。
事前にやっておいた方がいいことは前回の記事に書きました。
hoshitanikki.com説明する時に気をつけることは上の記事でも少し触れました。ただ、ちょっと書ききれなかったのでこちらで補足しておこうかなと。
派遣が担当していた仕事の内容を整理しておく
まずはこれ。
自分用のマニュアルが作れているのなら、基本的には何の問題もありません。仕事内容を把握していなければマニュアルも作りようがないですし。
それに加えて
- 自分が割り振られている業務の種類
- それぞれの業務の頻度
- 何のためにその業務をしているのか
このあたりのことを改めて整理してみてください。
期間によっては十分な引き継ぎをすることができません。そういう時は最低限、すぐにでも出来るようになってもらわないと困る業務だけでも重点的に教えることになります。というか今の私が完全にそれです。
要は、あらかじめ教える内容に優先順位をつけておこうと。ほんとそれだけ。
でも意外とやっておかないと当日あたふたしてしまうものです。自分も失敗したことがあるので…。
まずは全体から説明する
マニュアルを作り。成果物やメールを印刷しておき。説明することにも優先順位をつけた。
さぁ、どうやって説明しましょうか。どういう説明が分かりやすいかは人によるので、けっこう悩みますよね。
そういう時、自分は全体から説明するようにしています。
まずはこういう業務をやっていますということだけ簡潔に。次に、その中でも重要度が高い業務について解説。さっき決めた優先順位ですね。そして、最後に業務を進める手順をマニュアルに沿って教えていくという感じ。あくまでも自分の場合は、ですが。
全体の説明すっ飛ばしていきなり細かいことを言われるとほんと理解できないので…教え上手な社員さんはだいたいこういう流れで説明をしてくれたので、それ以来真似をしています。
細かい部分は後からでもいい
細かいと一口にいっても、内容によるんですけどね。
ひとつの業務が完了するまでの流れを説明するとして。それを最初からマニュアル通り、細かくきちんと進めていくとします。ただ、それはそれで混乱しがちなんですよ。
ざっくりと全体の流れを理解してからの方が、細かい部分についても覚えやすい
この業務については大まかに5つのステップがある。それぞれのステップではこんなことを処理している。
個人的には最初にそう伝えてもらえると後々覚えやすいです。
細かい部分はとっても大切。マニュアルにも書いてあればいちいち社員さんに確認する手間も省けますし。でも、その細かい部分が必要な理由をわかっていないままでは結局二度手間三度手間になりがち。なので最初から細かい部分を説明するのはあまりおすすめできません。
とはいえ業界や職種によっても変わってくるので、一概にダメとも言えない。このあたりは難しいところでもありますね。
仕事内容を口頭で伝えるときの注意点
これねー。自分も実際に教える立場になってわかったことがたくさんあります。
この人教えるの下手だなとか思って大変な思いしたのに、自分がその下手な人になってたりね。ほんと、教えるというか伝えるのって難しいです。
なので出来るところからやるしかない。具体的には次の通りです。
意識してゆっくりと説明する
ゆっくり過ぎるくらいでちょうどいいかもしれない。
だって、あれもこれも教えようってなると焦るんですよ。引き継ぎ期間が短ければ余計にそうなります。そうなると自分でも思ってる以上に早口マシンガントークになってしまいがち。
教えられてる方や周りは聞いててわかるんですけど、自分では気が付かなかったりするんですよね…。
早口にならないように！と気負うよりかは、「ゆっくり話そう」くらいでいるといいのかなと思います。気持ち的にも。マニュアルを一気に読み上げるんじゃなく、一文ごとに一呼吸置いたりとか。
メモや確認の時間を取る
これも焦ってると忘れちゃうんですよね。引き継ぎされる側からすればいったん整理させてよ！ってなる。
なのでメモを取り終わるまでは話さない。それとキリのいい所で理解度を確認しておく。
こういうときって「質問ありますか？」って言いがちなんだけども。聞く方からすれば最初はわからないことだらけなので「もう一度確認しておきたいところはありますか？」って聞くようにしてます。
質問は浮かばないけど、確認したいことならたくさんあったりするじゃないですか。今どこのボタン押したのとか、それどこのフォルダでしたっけ、みたいな。場合によっては説明の仕方が変わってきますし。お互いに得です。
どうせ後から社員さんに進捗や理解度を聞かれるので、そのときも答えやすくなります。○○までは問題ないけど、××でつまづいているようです。みたいな。そこまで伝えられればOK。というか引き継ぎだけでも大変なのにそれ以上派遣に求めないでいただきたい
それと1～2時間ごとに水分補給やトイレ休憩をすすめるように。自分は平気でも、相手がなかなか言い出せない時もあるので。気が付いた時には声をかけてあげましょ。
ついでに自分もそのときは休んじゃいましょう。ずっとしゃべりっぱなしってかなり疲れるので。
引き継ぎ内容は一度で全部理解できないのが当たり前
最後に、これだけは頭の片隅に入れておいていただけると。
教えているとね。わかっててもイラっとしてしまう瞬間がどうしてもあります。でも、自分だって入ったばかりのときはそうだったわけですよ。点と点が線でつながっていない状態。つながるまでには時間がかかります。慣れが必要です。
間違っても
「前も言ったよね」
「一回でなんでわからないの？」
とは言ってはダメです。昔これ言われて心バッキバキに折れたから。自分だってそんなお局になりたくないし…。
自分が教わる側だと当たり前のことなのに、いざ教える側になると忘れてしまいがちなので。それに一回で覚えきれないからこそマニュアルも残しているわけですしね。
教えるときのコツは、入りたての頃にこんな風に教えてもらえたら助かったです。
自分がやってほしかったことをしてあげましょう。こういうのって、あとあと自分に返ってきたりするものですから。